Sağlık Raporu İşverene Ne Zaman Teslim Edilmelidir?

Sağlık raporu, işe giriş muayenesi ve işe uygunluk değerlendirmesi tamamlandıktan sonra, çalışan fiilen işe başlamadan önce işverene sunulmalıdır. Sağlık raporu işverene teslim sürecinde raporun yetkili sağlık hizmet sunucusundan alınmış olması ve sağlık bilgilerinin gizliliğine uygun biçimde paylaşılması önem taşır.

Sağlık raporu işverene ne zaman teslim edilmelidir?

Sağlık raporu, işe giriş değerlendirmesi sonuçlandıktan sonra ve çalışanın işe başlayacağı tarihten önce işverene ulaştırılmalıdır. Mevzuat tüm işyerleri için tek bir teslim günü belirlemez; ancak 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca, özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde rapor olmadan çalışan işe başlatılamaz.

Bu nedenle raporun işe başlama gününden sonraya bırakılması, işverenin işe giriş sağlık gözetimi yükümlülüğünü zamanında yerine getirmediği anlamına gelebilir. İşe alım sürecinde raporun hangi tarihe kadar ve hangi kanaldan teslim edileceği çalışana önceden bildirilmelidir. İşe giriş muayenesi, kişinin yapacağı işin özellikleri dikkate alınarak planlanmalı; değerlendirme tamamlanmadan çalışan ilgili işte görevlendirilmemelidir.

6331 sayılı Kanun’un 15’inci maddesi, çalışanların sağlık gözetiminin yapılmasını ve işe giriş muayenesinin işin niteliğine uygun yürütülmesini düzenler. İşveren, kendi işyerinin tehlike sınıfı ve çalışma koşulları için uygulanacak yükümlülükleri iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimiyle değerlendirmelidir. Ankara işyeri hekimliği hizmeti bu sürecin işyeri ihtiyaçlarına göre yürütülmesine destek sağlar.

İşe başlamadan önce rapor hangi aşamada sunulur?

Rapor, adayın yapacağı iş ve çalışma koşulları belirlendikten, gerekli sağlık değerlendirmesi tamamlandıktan sonra teslim edilir. Böylece hekim, görevin gerektirdiği koşulları değerlendirebilir; işveren de çalışanın işe uygunluğu ve varsa gerekli çalışma düzenlemeleri konusunda işe başlamadan önce planlama yapabilir.

Genel süreç şu sırayla ilerleyebilir:

• İşveren, çalışanın görevini, çalışma ortamını ve işin sağlık açısından önemli koşullarını belirler.
• Çalışan, mevzuata uygun sağlık hizmet sunucusunda veya işyeri hekiminde işe giriş değerlendirmesinden geçer.
• Gerekli görülen muayene ve değerlendirmeler tamamlanır; hekim işe uygunluk sonucunu oluşturur.
• Rapor, işe başlangıçtan önce işverene veya işyerinde bu işle görevli yetkili kişiye güvenli biçimde iletilir.
• İşveren, rapordaki gerekli sonuç ve kısıtlamaları dikkate alarak işe başlama ve görev planını yapar.

İşe giriş sağlık raporu, yalnızca işe alım evrakı olarak görülmemelidir. İşin riskleriyle çalışanın sağlık durumunun birlikte değerlendirilmesine hizmet eder. İşin değişmesi, çalışma koşullarının farklılaşması veya sağlık gözetimini gerektiren bir durumun ortaya çıkması hâlinde ek değerlendirme gerekip gerekmediği işyeri hekimi tarafından ele alınmalıdır. İşverenin bu konudaki diğer sorumlulukları için sağlık raporu başvurusunda işverenin görevleri yazısına da göz atabilirsiniz.

İşveren sağlık raporunda hangi bilgileri saklayabilir?

İşveren, mevzuattan doğan yükümlülüklerini yerine getirmek için gerekli olan rapor ve işe uygunluk bilgilerini işleyebilir. Saklanacak bilgi, amaca uygun ve gerekli kapsamla sınırlı olmalıdır. Ayrıntılı tanı, muayene notu veya tetkik sonuçlarının personel dosyasında rutin olarak tutulması yerine, erişim ve işleme ihtiyacı dikkatle değerlendirilmelidir.

İşin yürütülmesi açısından gerekli olabilecek bilgiler; raporun düzenlendiği ve geçerli olduğu bilgisi, işe uygunluk sonucu ve varsa çalışma koşullarına ilişkin kısıtlama ya da öneriler olabilir. Örneğin bir çalışanın belirli bir görevde çalışmasının uygun olup olmadığı veya işin güvenli yürütülmesi için düzenleme gerekip gerekmediği işveren açısından önem taşıyabilir. Ancak sağlık verilerinin işlenmesi, “işe alım dosyası oluşturma” gerekçesiyle sınırsız hâle gelmez.

İşverenin hangi belgeyi hangi süreyle saklaması gerektiği, yürürlükteki mevzuat ve işyeri kayıt yükümlülükleri dikkate alınarak belirlenmelidir. Saklama süresi boyunca belgelere yalnızca görev gereği erişmesi gereken kişiler ulaşmalı; gereksiz kopyalar oluşturulmamalıdır. Kayıt düzeni oluşturulurken işyeri hekimi ve gerektiğinde kişisel verilerin korunması konusunda yetkin kişilerden görüş alınması uygun olur.

Sağlık verilerinin gizliliği nasıl korunur?

Çalışanın sağlık bilgileri özel nitelikli kişisel veridir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında korunmalıdır. İşveren, bu bilgileri hukuka uygun bir işleme şartı ve belirli bir amaç çerçevesinde, gerekli olduğu ölçüde kullanmalı; yetkisiz erişime, gereksiz paylaşıma ve güvenli olmayan saklamaya karşı önlem almalıdır.

Sağlık verilerinin korunması için işverenin uygulayabileceği temel adımlar şunlardır:

• Raporun ve ilgili kayıtların erişimini insan kaynakları veya İSG görevini yürüten yetkili kişilerle sınırlamak.
• Sağlık verisi içeren belgeleri açık e-posta grupları ya da güvenli olmayan mesajlaşma kanallarıyla paylaşmamak.
• Fiziksel belgeleri kilitli alanlarda, dijital kayıtları ise erişim ve yetkilendirme kontrolleri bulunan sistemlerde saklamak.
• Çalışana ait tanı ve tetkik bilgilerini işle ilgili olmayan kişilerle paylaşmamak.
• Saklama ve imha süreçlerini işyerinin veri koruma düzenlemeleriyle uyumlu yürütmek.

İşveren, çalışanın işe uygunluğunu değerlendirmek için gereken bilgiye ulaşırken sağlık hizmeti sunucusunun ve işyeri hekiminin mesleki gizlilik yükümlülüklerini de gözetmelidir. Raporun işverenle paylaşılma biçimi ve içeriği konusunda tereddüt varsa, işyeri hekimi ile veri sorumlusu süreçleri birlikte değerlendirmelidir. Her durumda yalnızca gerekli olan bilginin, doğru kişiye ve güvenli kanaldan aktarılması esastır.

Rapor gecikirse veya eksikse ne yapılmalıdır?

Rapor henüz düzenlenmemiş, teslim edilmemiş ya da işin gerektirdiği değerlendirmeyi içermiyor ise işveren işe başlama ve görev planını buna göre gözden geçirmelidir. Özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde gerekli sağlık raporu bulunmadan çalışan fiilen işe başlatılmamalıdır; tereddüt hâlinde işyeri hekiminden görüş alınmalıdır.

Gecikmenin nedeni muayene sürecinin tamamlanmaması, ek değerlendirme ihtiyacı veya belgenin yanlış kanala gönderilmesi olabilir. İşveren, eksikliği çalışana açıkça bildirmeli ve raporun hangi yetkili sağlık hizmet sunucusundan, hangi kapsamda tamamlanması gerektiğini işyeri hekimiyle netleştirmelidir. Çalışandan gereksiz sağlık ayrıntıları istemek yerine, iş için gerekli değerlendirme ve belgenin tamamlanması sağlanmalıdır.

Raporun düzenlendiği tarih, geçerlilik süresi ve yenileme ihtiyacı her rapor ve çalışma koşulu için aynı olmayabilir. Bu nedenle geçerlilik konusunda otomatik bir süre varsaymak yerine, raporun içeriği ve güncel mevzuat esas alınmalıdır. Konuyla ilgili ayrıntılar için sağlık raporunun geçerlilik süresi ve yenilenmesi yazısını inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Sağlık raporunun teslim zamanı, işe başlama koşulları ve işverenin erişebileceği bilgiler işin niteliğine ve uygulanacak mevzuata göre değerlendirilir. Aşağıdaki yanıtlar genel bilgilendirme içindir; belirli bir işyerindeki uygulama için işyeri hekimine ve ilgili uzmanlara danışılmalıdır.

Sağlık raporu işe başlamadan önce mi teslim edilir?

Evet. İşe giriş sağlık değerlendirmesi tamamlanmalı ve rapor, çalışan fiilen işe başlamadan önce sunulmalıdır. Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde rapor olmadan işe başlatma yapılamaz.

İşveren sağlık raporunun tanı ve tetkik sonuçlarını görebilir mi?

İşverenin yalnızca gerekli ve mevzuata uygun bilgileri işlemesi esastır. Tanı ve ayrıntılı tetkik sonuçlarına erişim sınırlandırılmalı; bu bilgiler yetkisiz kişilerle paylaşılmamalıdır.

Raporu e-posta ile göndermek uygun mudur?

Gönderim gerekiyorsa kurumsal ve erişimi sınırlandırılmış kanallar tercih edilmelidir. Sağlık verisi içeren belgeler açık e-posta grupları veya güvenli olmayan mesajlaşma kanalları üzerinden paylaşılmamalıdır.

İşe başladıktan sonra rapor teslim edilebilir mi?

İşe giriş sağlık değerlendirmesi ve gerekli rapor, işe başlamadan önce tamamlanmalıdır. Özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde rapor olmadan çalışmaya başlanamaz.

Sağlık raporunu kim düzenler?

Rapor, mevzuatın izin verdiği sağlık hizmet sunucusu veya işyeri hekimi tarafından, işin niteliği ve çalışanın sağlık durumu değerlendirilerek düzenlenir.

Ankara’da işe giriş sağlık raporu ve işyeri hekimliği süreçleriniz hakkında bilgi almak için Dikkat Ankara OSGB ile iletişime geçebilir, işletmenizin ihtiyaçlarına uygun hizmet kapsamı için teklif talep edebilirsiniz. Dikkat Ankara OSGB’ye Karargahtepe Mah. Özgürler Sk. No:42/3 Keçiören/Ankara adresinden veya +90 312 340 20 70 numaralı telefondan ulaşabilirsiniz.